Pourquoi tenons-nous des revues de sprint au RCSF?

Écrit par :
Damien Joly, Ph.D.
Directeur général, Réseau canadien pour la santé de la faune (RCSF)

Résumé :

Une revue de sprint est un événement suivant une méthode Agile de type SCRUM consacrée à la gestion de projets Web. Durant cet événement les développeurs et les parties prenantes se rencontrent pour examiner et discuter des progrès récents vers l’objectif à atteindre pour le produit.

Nous tenons des revues de sprint au RCSF toutes les deux semaines afin de favoriser la transparence, la collaboration et la communication au sein de notre organisation.

Qu’est-ce qu’une revue de sprint?

Avant de travailler pour le Réseau canadien pour la santé de la faune (RCSF), j’ai travaillé pour le “British Columbia Ministry of Energy, Mines, and Low Carbon Innovation” ministère de sur un projet de logiciel appelé “Traction”(en anglais seulement), dans le cadre de l’initiative “Digital Trust”(en anglais seulement) du gouvernement de la C.-B. Je faisais partie d’une équipe de développeurs utilisant un processus appelé “Scrum”, une approche Agile du développement de logiciel. Scrum s’articule autour des “sprints“, des blocs de temps pendant lesquels une quantité planifiée et définie de travail est réalisée.

Pour illustrer le processus, imaginez que vous faites partie d’une équipe chargée de créer une machine à voyager dans le temps comme dans le grand classique Retour vers le futur : la DeLorean. Avant Agile, vous vous seriez assis avec le client pour rédiger un cahier des charges décrivant tous les aspects de la voiture, puis vous auriez travaillé longtemps avant de livrer un produit qui répondait peut-être, ou non, aux besoins du client. Ce modèle, appelé “Waterfall” (en cascade), a souvent mené à des projets en dépassement de coûts, en retard, et mal alignés sur les attentes.

Une équipe Scrum adopte une autre approche. D’abord, elle ne chercherait pas à construire la DeLorean tout de suite. Elle travaillerait avec le client pour comprendre les besoins finaux du produit et créer un “backlog” (en anglais seulement) des fonctionnalités, puis planifierait leur ordre d’exécution dans une “feuille de route produit“.

Le processus Scrum repose sur une série d’événements itératifs. Le développement est divisé en périodes appelées “sprints” pendant lesquelles on travaille sur les éléments du backlog. Les sprints durent généralement moins d’un mois (nous utilisons des sprints de deux semaines). L’idée est de démarrer et terminer une tâche précise, c’est-à-dire construire quelque chose de fonctionnel.

Dans cet exemple, le premier sprint de deux semaines pourrait viser à construire un simple skateboard, le véhicule à quatre roues le plus basique. Plusieurs tâches seraient associées à cet objectif de sprint : roues, planche, ruban antidérapant, autocollants, etc. La DeLorean aura éventuellement des portes-papillon et le convecteur temporel, mais ces éléments viendront plus tard.

Au début de chaque sprint, vous rencontrez les parties prenantes pour discuter du backlog et des éléments à traiter, puis recueillez leurs commentaires. À la fin du sprint, vous leur montrez ce que vous avez construit pour obtenir des rétroactions et ajuster le plan. Vous planifiez ensuite les deux semaines suivantes. Cette réunion s’appelle la “revue de sprint“.

Pourquoi ce processus est important

Je soutiens que la revue de sprint est l’une des étapes les plus importantes, car elle permet des points de contact fréquents entre développeurs et clients. Le client peut soulever des enjeux comme la taille des roues ou la longueur de la planche. Ces échanges peuvent amener l’équipe à réorganiser le backlog. Le processus se répète du premier skateboard jusqu’au moment où vous atteignez 88 miles à l’heure (en anglais seulement) avec votre nouvelle DeLorean.

Ce processus rend l’équipe flexible et réactive. Même si vous prenez la mauvaise direction, vous ne le faites que pour une courte période. La revue de sprint permet un réajustement rapide. Elle renforce aussi la transparence : je crois fermement au principe du “zéro surprise” (en anglais seulement). Ces revues régulières garantissent que tout le monde sait ce qui est construit, pourquoi et avec quels défis. Cela renforce la confiance, essentielle à la réussite d’un projet.

Les revues de sprint au RCSF

Le RCSF est une collaboration entre les cinq facultés de médecine vétérinaire du Canada et le groupe interministériel de santé de la faune du gouvernement de la C.-B (À propos de nous – RCSF). Chacun des membres du RCSF travaille officiellement pour des organisations différentes mais consacre du temps à la mission et la raison d’être du RCSF. Ce modèle nous permet de former un système national de surveillance de la santé de la faune à moindre coût, en partenariat avec les gouvernements fédéral, provinciaux et territoriaux. Cependant, la dispersion géographique rend la communication et la cohésion d’équipe plus difficiles.

En octobre 2022, j’ai commencé un “emploi de rêve” : directeur général du RCSF. À mon arrivée, je me suis immédiatement demandé : « Comment maintenir la communication et la cohésion d’équipe dans une organisation répartie sur des milliers de kilomètres , 5 fuseaux horaires et plus de 6 organisations? »

Bâtir la confiance par la transparence

Bien que j’aie adoré travailler dans un environnement Agile/Scrum, tous les aspects de cette approche ne s’appliquent pas à mon rôle actuel. Cela dit, mon expérience m’a appris que cette méthode renforce la collaboration en misant sur des composantes clés de la confiance (en anglais seulement): transparence, constance et communication (Scrum ne garantit pas la compétence, quatrième composante de la confiance). Je crois que de bonnes relations sont la clé de toute collaboration réussie, et la confiance en est le fondement :

[Adapté de : Vodicka, D. (2006, novembre). The four elements of trust. Principal Leadership (Middle School Edition), 7(3), 27–30. (avec ajout des encadrés verts; en anglais seulement)]

Lorsque j’ai commencé mon rôle de directeur général, j’ai décidé d’adapter le concept de « revue de sprint » de la méthode Scrum. Presque toutes les deux semaines, nous tenons une revue de sprint virtuelle sur Google Meet, durant laquelle je présente ce que j’ai accompli au cours des deux dernières semaines ainsi que mes objectifs pour les deux suivantes. Toute personne associée au RCSF est la bienvenue pour se joindre, poser des questions et donner son avis sur ce qui se passe.

Les revues de sprint que nous tenons ne sont pas de véritables revues Scrum : je ne suis pas développeur logiciel, et je ne construis rien de concret dans mon rôle de directeur général. Cela dit, la nature itérative d’un sprint et des revues associées m’oblige à réfléchir à ma « liste de tâches » en intervalles de deux semaines et à fixer mes objectifs en conséquence. Toutes les deux semaines, je passe la liste en revue avec l’équipe et discute de ce que j’ai accompli ou non, et pourquoi. Cela apporte non seulement de la reddition de comptes à mon travail, mais permet aussi à l’équipe de mieux comprendre les succès et défis à court et moyen terme.

Ces rencontres sont assez informelles. Jusqu’à maintenant, j’ai nommé les sprints d’après des planètes et des espèces de Star Wars : de Alderaan à Yavin 4, puis de Akk Dog jusqu’à notre sprint actuel, Rodien. J’en ai même fait une en français, comptant sur la patience et la bienveillance de ceux du Centre régional pour le Québec du RCSF, le Centre québécois sur la santé des animaux sauvages, et j’ai l’intention d’en faire une habitude.

Le nombre de participants varie, et il m’est même arrivé qu’il n’y en ait aucun. Ce n’est pas un problème — je crois que cela signifie que les gens du RCSF savent que les revues de sprint auront lieu toutes les deux semaines et qu’ils auront toujours la possibilité de venir poser des questions, discuter de sujets ou donner leur avis. S’ils ne viennent pas, j’interprète cela comme le signe qu’il n’y a pas de problèmes urgents plus importants que leurs autres priorités.

Cela dit, quand les gens se présentent, c’est formidable. Nous avons eu d’excellentes discussions, et j’ai acquis une meilleure compréhension des enjeux de santé de la faune auxquels les gens font face partout au pays. Je crois que ce flux bidirectionnel d’information est absolument essentiel et qu’il nous aide à diriger cette organisation efficacement.

C’est pour cela que nous faisons des revues de sprint au RCSF.

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